Toernooileider: vragen algemeen

Klik op het item waar u een vraag over hebt. De meest voorkomende vragen en antwoorden komen in beeld.

Gaat uw toernooi over een week van start? Om alles zo goed en soepel mogelijk te laten verlopen brengen wij onderstaande punten graag nogmaals onder uw aandacht.
Controleer of u gebruik maakt van de laatste versie van de ToernooiAssistent. Regelmatig verschijnen er updates waarin (noodzakelijke) verbeteringen zijn doorgevoerd.

Inschrijvingscontrole
Met behulp van de inschrijvingscontrole controleert u de inschrijvingen voor uw toernooi met de gegevens van de spelers in de database van de KNLTB. Doordat de KNLTB de inschrijvingen sinds vorig jaar registreert, zodat dubbele inschrijvingen voortaan voorafgaand aan het toernooi worden geconstateerd, neemt de inschrijvingscontrole meer tijd in beslag dan voorheen. Zie foutmeldingen waar u tegenaan kunt lopen.

Versturen van uitslagen
Na afloop van uw toernooi dient u de uitslagen door te sturen naar de KNLTB.
Heeft u tijdens de inschrijvingscontrole één van de bovenstaande foutmelding(en) gehad, dan is het noodzakelijk om deze foutmelding(en) op te lossen, aangezien de verwerking van de resultaten anders tegengehouden zal worden. Wij raden daarom aan om de inschrijvingscontrole nogmaals uit te voeren voordat u de resultaten verstuurt naar de KNLTB.
Zodra u de uitslagen hebt verstuurd, krijgt u een melding dat de toernooiresultaten verstuurd zijn naar de KNLTB. Dit betekent nog niet dat de resultaten ook daadwerkelijk verwerkt zijn. Als er nog foutmeldingen aanwezig zijn in het door u verzonden bestand, dan zal de resultaatverwerking automatisch gestopt worden door het systeem. U ontvangt geen melding van het feit dat de resultaatverwerking correct verlopen is of gestopt is door fouten. Het is daarom aan te raden om zelf de resultaatverwerking te controleren door steekproefsgewijs bij deelnemers na te gaan of het toernooi verwerkt is in hun spelersprofiel. Deze resultaten moeten een dag na het versturen van de resultaten zeker zichtbaar zijn in de spelersprofielen. Indien dit niet het geval is verzoeken wij u contact op te nemen met wedstrijdtennis@knltb.nl, aangezien de resultaatverwerking dan zeer waarschijnlijk gestopt is door foutmeldingen.

Buitenlandse bondspelers
Komt u er tijdens de speelweek achter dat een buitenlandse bondspeler te laag is ingeschaald, neem dan contact op met de KNLTB. Mail het toernooinummer, het bondsnummer en de link van uw toernooi naar wedstrijdtennis@knltb.nl. Wij kunnen op deze manier tijdens de speelweek de speelsterkte nog wijzigen van deze speler.

Mogelijke problemen
Bekijk hier tegen welke problemen u in de voorbereiding op uw toernooi aan zou kunnen lopen en hoe u dit kunt oplossen.

 

Mails verzenden vanuit de ToernooiAssistent
In het hoogseizoen kan het voorkomen dat het een aantal uren duurt voordat uw verzonden email, vanuit de ToernooiAssistent, aankomt. Als meerdere toernooileiders op dezelfde dag een bulkmail versturen dan ontstaat er een wachtrij in volgorde. Op sommige dagen worden er wel 10.000 emails verzonden waarvan er iedere 10 minuten 200 worden verstuurd.

Zijn de emailadressen nog wel up-to-date?
Heeft u intussen honderden of misschien wel duizenden spelers met mailadressen verzameld en bent u er niet zeker van of die voldoende up-to-date zijn? Hier is een middel om u te helpen het kaf van het koren te scheiden.
Vorm een lijst van te checken spelers met F2, of 'Speciale selectie'. Ga naar het context menu van de spelerselectielijst (het bovenste icoon) en klik op 'Verjaarde mailadressen merken'. Daarmee wordt in het opmerkingenveld van alle personen die langer dan 400 dagen geleden van een inschrijfformulier gebruik gemaakt hebben een opmerking gezet in de trant van "snoeien! heeft 1100 dagen geleden ingeschreven".
Vervolgens kunt u met speciale selectie een lijst maken van alle personen die op deze manier gemarkeerd zijn. Dat gaat door een vinkje te zetten bij "Opmerkingen hebben" en dan bij zoektekst in te vullen "snoeien".
Die lijst kunt U dan in zijn geheel verwijderen met "Alle spelers uit deze lijst verwijderen tenzij deelnemer". U kunt ook de spelers in de lijst stuk voor stuk nalopen en beslissen wie u wilt weggooien en wie niet.
NB Dit werkt alleen voor spelers met een bondsnummer.

Als een speler zich heeft afgemeld voor email, ontvangt hij/zij nog wel oproepmails?
Als een speler zich (per ongeluk) heeft afgemeld voor emails maar wel mee doet aan het toernooi zal de ToernooiAssistent deze speler niet blokkeren. U kunt er dus vanuitgaan dat iedereen een mail krijgt met bijvoorbeeld de speeltijden.

Hoe kan ik een mailadres in het adressenbestand opzoeken en verwijderen?
Klik op F2. Vervolgens op het icoon Afdrukken. Vink aan E-mailadres. In de lijst die dan verschijnt kunt u op het mailadres zoeken.
Zo kunt u bijvoorbeeld ook nakijken wie er bij een bepaald bankrekeningnummer hoort. 

Bij het oproepen blijven sommige envelopjes grijs?
Kijk naar de instellingen van de mail oproepmail of -sms. Links onder ziet u de instellingen "vervolgwedstrijden incl." en "planning tot". Bij een poule worden bepaalde wedstrijden ook als vervolgwedstrijden beschouwd. Als u bijvoorbeeld voor alle poulewedstrijden wilt oproepen zet dan vooraf een vinkje bij tenminste de eerste instelling.

Waar kan ik de email die ik naar een speler heb gestuurd terug zien?
Kijk in het spelerformulier bij 'bekijk verzonden mails'. U kunt zien dat er een mail aan hem/haar verzonden is maar ook de inhoud van die mail (vanaf TA versie 2012). Deze knop werkt alleen als u de mail via de TA verstuurd hebt.
NB De inhoud van verzonden mails blijft minimaal een maand bewaard.

Verhinderingen en beschikbaarheid op het inschrijfformulier
Bij de optie "Dagdeel" kunnen de spelers geen verhindering opgeven voor de ochtend van een doordeweekse dag. Als u dus van plan bent dan ook partijen te laten spelen, moet u de optie "Periode" kiezen.  Ook levert de optie "Periode" veel nauwkeurigere verhinderingen op, maar voor een goede werking van het programma is dat eigenlijk niet van belang. Aan de andere kant zijn dagdelen voor de speler gemakkelijker in te vullen.

Is het mogelijk mijn toernooi aan te melden, zonder vast de inschrijving te openen?
Er is een apart menu in de ToernooiAssistent om de publicatie van het toernooi on-line te beheren. Daarmee kunt u zorgen dat het toernooi vermeld wordt op de ToernooiKlapper. Zie internet beheer van Toernooiklapper.

Is het mogelijk een inschrijfformulier op de TK te zetten en verder het toernooi op papier of met Excel te verspelen?
De inschrijvingen komen binnen in het opgave control centrum en kunnen van daaruit overgenomen worden in een spreadsheet.

Op de ToernooiKlapper verschijnt ineens twee keer hetzelfde toernooi?
Soms gebeurt het dat uw Internetid verandert omdat door wijzigingen in de toernooidagen het toernooi in een andere week terecht gekomen is. Vooral bij (winter-)competities kan dat gebeuren. Dat kan aanleiding geven tot dubbele regels in de ToernooiKlapper.
Open de ToernooiAssistent en ga naar Internet, beheer van ToernooiKlapper en klik op Volgende en Meer.
U krijgt dan een lijst van alle toernooien die onder uw licentie op ToernooiKlapper staan. U kunt met de knop Verwijder het dubbele toernooi proberen te verwijderen. Lukt dat niet, neem dan even contact met ons op.

Ik wil de inschrijvers NIET laten zien op het inschrijfformulier
In de ToernooiAssistent kunt u via Internet, beheer van ToernooiKlapper het vinkje 'toon deelnemers' bij het formulier uitzetten. Dat is voldoende.

Hoe voeg ik het reglement toe aan de on-line publicaties?
Het menu internet, beheer van ToernooiKlapper van de ToernooiAssistent dient om de publicatie van het toernooi on-line te beheren. Via dat menu kunt u een reglement toevoegen. Het reglement dient in HTML of PDF formaat klaargezet te worden. Dat kan met bijvoorbeeld Word of OpenOffice.

Het reglement is wel leesbaar maar ziet er een beetje verminkt uit?
Helaas wordt bij de nieuwere versies van Word (2007+) bij het opslaan van het reglement in webpagina-formaat een tekenset gebruikt die op het web heel ongebruikelijk is. Voor zover wij weten is dat niet aan te passen. Wij raden dan ook in zo'n geval bijvoorbeeld LibreOffice te gebruiken.

Ik wil de inschrijvers NIET laten zien op het inschrijfformulier
In de ToernooiAssistent kunt u via Internet, beheer van ToernooiKlapper het vinkje 'toon deelnemers' bij het formulier uitzetten. Dat is voldoende.

Is het mogelijk de inschrijving midden op de dag te sluiten?
Zie eveneens Internet, beheer van ToernooiKlapper.

Ik wil de inschrijftermijn verkorten of verlengen
Daarvoor is het nodig om eerst in de ToernooiAssistent de instelling van het inschrijfformulier te veranderen en het formulier daarna opnieuw te uploaden.

Ik wil de inschrijving alleen nog voor bepaalde onderdelen open houden of een wachtlijst aanleggen
Zet een opmerking van die strekking bij het formulier en regel met "Uitsluiten" een eventuele wachtlijst. 

Informatie en bepalingen toernooien op actuele rating(KNLTB info)

Hoe organiseer ik een onderdeel dat volgens actuele rating wordt ingedeeld?
Actualiseer eerst de ratings door nog een laatste opgavecheck te doen. U krijgt de meest actuele ratings als u na maandag pas de plaatsing en loting verricht! Stel daarna een categorie in met Onderdeel, Indelen (Alt-d) als volgt:

• Splitsen - volgens Rating
Splits in een minimaal aantal delen. Het minimale aantal delen is laagste rating minus hoogste rating, naar beneden afgerond. In regio NW mag binnen een deel het verschil tussen hoogste en laagste rating hoogstens 1 punt bedragen. U kunt ook in veel meer delen splitsen en deel-delen samenvoegen met "Combineer met..." Eigenlijk is het een soort blokken-systeem waarbij u blokken kunt samenvoegen, maar ook groter en kleiner maken door ze te splitsen en door de inhoud te verhuizen van het ene naar het andere blok. Een goed overzicht van de ontstane delen en de deelnemers daarin vindt u in het rating-rapport: Onderdeel, Indelen, Rapport, Rating.
• De onderlinge afbakening tussen de delen kan beïnvloed worden door opgaven te "Verhuizen" tussen aanliggende onderdelen met het menu (ver)Plaats. U geeft de grenzen dus nergens op, maar u "bereikt" ze door blokken te combineren en bij te schaven door verhuizen.
• Met "Combineer met..." kan splitsen ongedaan gemaakt worden en kunt u het splitsen opnieuw proberen.
• Niet alvast indelen (dat kan later)
• Een lege eindronde (o.a. nodig voor de eindrapportage aan de KNLTB)

Zodra in overeenstemming met de bondsgedelegeerde de juiste grenzen van de delen zijn vastgesteld kunt u ze indelen.
Zorg dat er per categorie een dummy eindronde komt middels de knop "Groepeer". Delen van één categorie worden dan bij elkaar op dezelfde bladzijde geprint en op internet vertoond.

Tip: Maak gebruik van het ToernooiAssistent stappenplan! Klik op de Info button in de TA.

Rating ophalen/importeren van spelers?

Het werken met actuele rating bleek ook bij clubtoernooien aan te slaan. U moet daarvoor bij de 
KNLTB een clubtoernooi aanvragen. Dan kunt u ook de actuele rating downloaden. Er is een 
alternatieve manier om de ratings van een clubtoernooi op te halen, namelijk via de eigen 
ledenadministratie op mijnKNLTB. U kunt de ratings van eigen leden importeren via onderstaande stappen.

NB Dit voorbeeld is met Windows7 en Excel 2010 uitgevoerd:

· Servit inloggen als ledenadministrateur
· Lidmaatschappen
· Zoeken, in dit geval een lid,
· Exporteren middels het Excel knopje (zie boven) 
· Open in Excel 
· Wegschrijven als CSV(MS-DOS) *.csv 
· de TA openen 
· Stappenplan/algemeen/inrichten/Deelnemers- ledenbestand 
· Bestand opzoeken en openen

LET OP: Dit is geen standaard oplossing en de koppeling met Servit verdient de voorkeur.

Moeten wij de lijst met spelers afkomstig van de KNLTB overtikken?
De spelers voor ranglijst-toernooien worden grotendeels door de bond aangeleverd. Dat gebeurt in een niet-standaard Excel formaat. De ToernooiAssistent kan het inlezen via Personen, Invoer. Mocht dat niet lukken, neem dan even contact met ons op.

Ondersteuning voor NRT 
De KNLTB zet een a twee weken voor begin van het toernooi het acceptatieresultaat klaar op ServIt. Het geaccepteerde deel van het opgehaalde acceptatie resultaat wordt door de ToernooiAssistent opgegeven voor het "hoofdtoernooi". Er wordt ook een kwalificatieronde aangemaakt en gekoppeld aan het hoofdtoernooi en het niet-geaccepteerde deel van het acceptatie resultaat wordt opgegeven en gemerkt als "uitgesloten" voor die kwalificatieronde. Zodra iemand zich meldt voor de kwalificatie kan de betreffende uitsluiting ongedaan gemaakt worden. Wild card spelers kun je zelf toevoegen.

Als de kwalificanten bekend zijn moet gesplitst worden in het juiste aantal delen (twee of vier). Daarvoor is de splits-functie: Deel In > Splitsen. De splits functie verloot en verdeelt de spelers over de delen volgens de regels van de NRT.
Lucky loosers, wild cards e.d. moet je zelf met Deel In, (ver)Plaats opgeven voor de hoofdronde. Je kunt de spelers van de aanduiding WC, LL en dergelijke voorzien via Deel In > (ver)Plaats > Details > Status. Die aanduidingen worden dan afgedrukt bij de schema's.
Plaatsen en indelen in afvalschema's kan op de normale manier gebeuren.

NB Voor een juiste verwerking van het resultaat door ServIt is het belangrijk dat de structuur klopt op het moment van aanbieden aan de KNLTB. Laat ons daarom even meekijken als het zo ver is.     

Kwalificatieronde van een ranglijsttoernooi? 
Klik op de knop acceptatieresultaat en als het acceptatieresultaat is vrijgegeven door de KNLTB staat het klaar in een nieuw aangemaakte kwalificatieronde. Die kwalificatieronde hangt als het goed is onder de hoofdronde. Alle deelnemers staan uitgesloten en als ze meedoen kun je het uitsluiten een voor een ongedaan maken. 
Plaats acht of vier spelers volgens ranglijst en splits daarna de kwalificatieronde in vier of twee delen. Belangrijk: gebruik bij het splitsen de optie "Geen eindronde" en ook hoef je de delen niet vast in te delen.

Belangrijke aanpassing: Check op leeftijdsgrens(1 oktober) bij JRT* toernooien is ingebouwd!
Het seizoen van de jeugdranglijsttoernooien* start op 1 oktober, dit betekent dat de nieuwe leeftijden vanaf dat moment in gaan:
T/m 12 jaar: geboren in 2003 of later
T/m 14 jaar: geboren in 2001 of 2002
T/m 16 jaar: geboren in 1999 of 2000
De ToernooiAssistent(vanaf versie 2014.2A) en het inschrijfformulier op Toernooiklapper.nl zijn inmiddels zo aangepast dat de leeftijd in de ToernooiAssistent intern goed wordt gecheckt. Eventuele afkeurboodschappen vanuit Servit2 kunt u negeren! De KNLTB-oplossing die naar gebruikers is verzonden is niet meer van toepassing.
*Let op: Voor open toernooien wordt er gewerkt met kalenderjaren en gaan de nieuwe leeftijden per 1 januari in.

Rood, Oranje en Groen events organiseren?
Met behulp van de ToernooiAssistent kunt u ook eenvoudig Rood, Oranje en Groen events organiseren. U kunt ervoor kiezen dat het geslacht van de deelnemer niet van toepassing is tijdens de inschrijving voor een bepaald onderdeel. In bijvoorbeeld een enkelcategorie spelen dan jongens en meiden ook tegen elkaar.
Maakt u gebruik van één of meerdere toernooinummers dan is dat geen probleem. Ook een toernooi met toernooinummer en een toernooi (gedeelte) zonder toernooinummer kunnen prima worden gecombineerd in één inschrijfformulier.
Rood, Oranje en Groen toernooien hebben op dit moment nog geen toernooinummer omdat de KNLTB de uitslagen nog niet kan verwerken in Servit2.

Wanneer kinderen hun geboortejaar invullen bij inschrijving voor ons jeugdtoernooi kunnen zij zich niet inschrijven voor een oudere categorie?
Als u onderdelen behalve met een boven- ook met met een onder-(leeftijds)grens hebt dan kunnen 
'te jonge' personen niet via het formulier inschrijven. Het is beleid van de Bond om jeugd in hun eigen 
leeftijdscategorie te houden (ServIt kan anders wellicht geen goede ranglijsten maken).
Als u dat toch wilt forceren moet het met de hand in de TA zelf(eerst de geboortedatum even 'faken').
Het blijft altijd belangrijk dat de onderdelencheck via de KNLTB ook een "groen" resultaat oplevert.

Ondersteuning voor JRT
Ook voor JRT kan het acceptatieresultaat opgehaald worden van ServIt zodra de KNLTB dit klaar gezet heeft. Die spelers staan dan niet "uitgesloten". Je moet zelf uitsluiten wie zich alsnog afmeldt. Alles kan verder als beschreven in het stappenplan verlopen. Let wel dat de eventuele verliezerrondes via de knop "Deel In > Verliezerronde gekoppeld moeten zijn aan de hoofdronde, anders klopt de structuur niet.

NB Voor een juiste verwerking van het resultaat door ServIt is het belangrijk dat de structuur klopt op het moment van aanbieden aan de KNLTB . Laat ons daarom even meekijken als het zo ver is.