Toernooileider: vragen voor aanvang toernooi

Als je bericht hebt dat de KNLTB een nieuwe definitie voor je heeft aangemaakt en dat je ze kunt downloaden, dan kun je op twee manieren die definities ophalen:
- via Toernooinummer/certificaat beheer en dan "Update definities"
- via een inschrijfcontrole omdat de inschrijfcontrole altijd voorafgegaan wordt door bovenstaande update van de definities.
De laatste methode kost echter een minuut of 20, de eerste is vele malen sneller.

NB Als je al vast een eigen onderdeel had aangemaakt dan kun je dat vervolgens verwisselen met het KNLTB onderdeel via Onderdeelkenmerken (Alt-K). Let op dat het bestaande eigen definitie en de KNLTB definitie alleen maar verwisseld kunnen worden als hun kenmerken en speciaal hun speelsterkte overeen komen. 

Als bij onderdeel > Indelen (Alt-D) de keuzemogelijkheid "niet-knltb" verschijnt betekent dat er onderdelen niet gekoppeld zijn aan ServIt. Dat kan de bedoeling zijn, bijvoorbeeld als je een barbecue lijstje of een sponsor lijstje wilt bijhouden.

Als de KNLTB op verzoek onderdeeldefinities heeft toegevoegd of veranderd dan kunnen die worden opgehaald met Toernooi inrichten > Toernooinummer/certificaat beheer > Update definities. Die zelfde functie wordt ook uitgevoerd aan het begin van een inschrijfcontrole.

In Onderdeelkenmerken (Alt-K) verschijnen alle KNLTB-definities en ook de eigen definities.
Met de knop "Verwissel..." kun je een eigen definitie omzetten in een gelijkwaardige KNLTB definitie. Dat geldt ook voor onderdelen die al ingedeeld zijn. Daarmee is dat onderdeel gekoppeld aan de ServIt.
Lukt het niet om een gelijkwaardige definitie te vinden dan kan het zijn dat:
- die definitie wel tevoorschijn komt als speelsterkte 1 of 2 wordt ingesteld op het eigen onderdeel 
- aan de KNLTB om een nieuwe definitie gevraagd moet worden (zie boven)
Het heeft weinig zin om de KNLTB te vragen om een onderdeeldefinitie te verwijderen. Wis eventueel de indeling en laat het onderdeel gewoon verder bungelen.

Vanaf versie 2014.2F is incasso-ondersteuning ingebouwd in de TA zelf. Updates zijn altijd gratis! Je hoeft dan geen gebruik meer te maken van incassoprogramma's van derden. Het hele proces is gestroomlijnd en dus makkelijker gemaakt. Daarbij komt een nieuw feature de "proefincasso". De proefincasso(zie Stappenplan bij stap 1. Inrichten) maakt het mogelijk om in een vroeg stadium te testen (samen met de penningmeester) of aan alle voorwaarden voor incasso, zoals het juiste contract met de bank, is voldaan. De instellingen die gedaan moeten worden voor de proefincasso blijven bewaard voor de echte incasso-run.

Het blijft mogelijk om desnoods een SEPA programma van derden te gebruiken zoals dat het afgelopen jaar het geval was.

De TA kan voor het spelen op meerdere parken aangevuld worden met de ParkPlanner (PP) die dan als een soort plug-in voor de TA fungeert. Deze functie is gratis voor gebruikers van de ToernooiAssistent!
Het spelen op verschillende parken houdt in:

1. Planning verdelen over verschillende parken.
   In de TA kun je wedstrijden op verschillende locaties instellen met de hand. De parkplanner kan dat automatisch doen en optimaliseert ook parkwissels. Als een speler twee keer op een avond moet spelen wordt vermeden dat die speler van het ene naar het andere park moet verhuizen. De procedure is dat je eerst met de TA zelf de planning maakt zonder (of met slechts beperkte) locaties en dat de parkplanner dat interactief vervolgens afmaakt en een overzicht geeft hoe het geworden is. De parkplanner houdt de capaciteit van ieder park in de gaten, geeft de mogelijkheid van voorkeurparken voor een bepaald onderdeel en kan zelfs personen (bijvoorbeeld commissieleden) bij voorkeur op een bepaald park laten spelen.
2. Publiceren welke wedstrijden op welk park gespeeld moeten worden.
   De TA geeft een totaaloverzicht van de planning over alle parken. De PP geeft daarnaast een gedifferentieerd overzicht per park.
3. Publiceren wie op welk park moet spelen. 
   De TA kan via de gebruikelijke kanalen (email of website ToernooiKlapper) spelers op de hoogte stellen.
4. Uitslagen invoeren.
   Kan centraal op één TA en/of kan gedistribueerd op verschillende parken met ieder een TA.
5. Uitslagen invoeren. 
   Kan ook via de ToernooiKlapper met het feature van de TA om uitslagen op locatie via het web in te voeren. Daar is dan begrijpelijkerwijs een wachtwoord of een pincode voor nodig.  Die kun je via de TA instellen. De uitslagen komen dan automatisch binnen op één TA die ergens centraal of decentraal staat opgesteld.

Aanmelden gaat vanuit de ToernooiAssistent. Zodra u een inschrijfformulier of schema's uploadt verschijnt het toernooi vanzelf in de kalender. Er is bovendien een apart menu in de ToernooiAssistent om de publicatie van het toernooi on-line te beheren.

Ja, met de ToernooiAssistent kunt u meerdere toernooitypes tegelijk organiseren op één pc. Het is dus mogelijk om bijvoorbeeld een KNLTB Ranglijsttoernooi en een Opentoernooi tegelijk te draaien maar ook een GroenGeel toernooi met een Opentoernooi(+ ranglijsttoernooi als het moet)! In de ToernooiAssistent kunt u meerdere toernooinummers invoeren.

Doet de sekse van de spelers er niet toe bij bepaalde onderdelen dan kun je bij Onderdeelkenmerken (Alt-K) de sekse voor die onderdelen op "nvt" - niet van toepassing - zetten. Het inschrijfformulier dat daarna gepubliceerd wordt staat toe dat men gemengd inschrijft met voor een dubbelspel een partner van willekeurige sekse.

Bij de inschrijvingscontrolecheck wordt gebruik gemaak van de rating die eenmaal per etmaal ('s nachts) wordt vastgelegd. Het advies aan de toernooiorganisatoren vanuit de KNLTB is om in de week niet eerder dan dinsdag de plaatsing en loting te verrichten.

Het werken met actuele rating bleek ook bij clubtoernooien aan te slaan. U moet daarvoor bij de 
KNLTB een clubtoernooi aanvragen. Dan kunt u ook de actuele rating downloaden. Er is een 
alternatieve manier om de ratings van een clubtoernooi op te halen, namelijk via de eigen 
ledenadministratie op mijnKNLTB. U kunt de ratings van eigen leden importeren via onderstaande stappen.

NB Dit voorbeeld is met Windows7 en Excel 2010 uitgevoerd:

· Servit inloggen als ledenadministrateur
· Lidmaatschappen
· Zoeken, in dit geval een lid,
· Exporteren middels het Excel knopje (zie boven) 
· Open in Excel 
· Wegschrijven als CSV(MS-DOS) *.csv 
· de TA openen 
· Stappenplan/algemeen/inrichten/Deelnemers- ledenbestand 
· Bestand opzoeken en openen

LET OP: Dit is geen standaard oplossing en de koppeling met Servit verdient de voorkeur.

- klik met de rechtermuisknop op windows "Start"
- selecteer Alle gebruikers verkennen
- zoek op de C-schijf naar    tasn
- kopieer het gevonden pad
- open de TA
- open selecteer een toernooi
- klik op zoek
- plak het gevonden pad in het zoekscherm
- open tasn (dat-bestand) en volg de flow van het programma

De TA heeft een smart mail-faciliteit die het mogelijk maakt om gepersonaliseerde mails te sturen met uitnodigingen om in te schrijven. U kunt daarbij de mailadressen van vorige en andere toernooien gebruiken.
Via de invulvariabelen kunt u een link meesturen waarmee de geadresseerde direct op het nieuwe
inschrijfformulier uit komt. Hoe u het spelerbestand kunt 'verzamelen' komt in een andere veelgestelde vraag aan de orde.
Aangenomen dat u de 50+-ers wilt uitnodigen. Klik dan op Spelers en vervolgens op 'speciale selectie'. Vul het dan verschijnende scherm in en klik op OK.

Klik bij het vervolgens verschijnende spelerslijst op het mail-icoon. Daarmee kunt u dan de te sturen tekst aanpassen en personaliseren en vervolgens versturen. Experimenteer met de geboden 'Hele modellen' (dat zijn voorbeelden die u aan kunt passen) en 'Invulvariabelen'. Eén van die invulvariabelen maakt bijvoorbeeld een directe link vanuit de mail naar het inschrijfformulier mogelijk. Stuur een test-mail via de knop 'Test de email' (dus aan uzelf) net zo lang tot u
tevreden bent.
Nieuw is dat u vanuit de spelergegevens kunt zien welke mail u iemand al gestuurd hebt. Aantekenen op het spelerformulier hoeft niet meer.

Op dit moment zijn wij bezig met een pilot om nog meer deelnemers te verkrijgen voor uw toernooi! Later hierover meer.

U kunt van iedere toernooi een spelerbestand maken als volgt
– Maak een selectie met alle spelers (bijvoorbeeld met F2)
– Klik op het menu-icoon
– Selecteer 'Uitvoerbestand'
– Selecteer XML-formaat
– Sla het gegenereerde bestand op onder een naam en op een plaats (bijvoorbeeld in mijn
documenten) die u terug kunt vinden.
Vervolgens opent u uw nieuwe toernooi en gaat naar het Opgaven Control Center (Altl-X). Daar kunt u ook de verkregen speler-XML weer invoeren via de knop Invoer. Als de spelers een bondsnummer hebben overschrijven de ingevoerde gegevens de oude gegevens. Als de ingevoerde gegevens geen bondsnummer hebben bestaat de kans dat er dubbele personen ontstaan omdat de naam iets anders geschreven wordt.
Dan kunt u het beste de dubbele spelers er uit halen middels het icoon(2 poppetjes en +)
dat u helpt bij het samenvoegen van de gegevens.

In de loop van de jaren groeit de lijst van personen in de database van de TA. Er gaat zelden iemand af.
Het is goed om van tijd tot tijd eens op te schonen en daar kan de TA bij helpen.
De TA heeft een feature om een lijst te maken van personen die langer dan drie jaar geleden voor het laatst hebben ingeschreven voor een toernooi. Dit geldt voorlopig alleen voor personen met een bondsnummer.
Maak die lijst met Verjaarde mailadressen verwijderen in het Stappenplan onder 1. Inrichten.
Start de optie op het toernooibestand dat je gaat gebruiken vlak vóór het inrichten van een nieuw toernooi. Het werkt als volgt:
- alle spelers die in aanmerking komen om gesnoeid te worden worden in het opmerkingenveld voor zien van de letters snoei!
- met speciale selectie kun je vervolgens selecteren op snoei.

Bij de dan resulterende lijst kun je de spelers verwijderen via het icoon linksboven in beeld en dan de optie Alle personen verwijderen tenzij deelnemer.
Deelnemers die toch staan ingeschreven voor het toernooi worden dan dus overgeslagen. Je kunt ze ook een voor een verwijderen. Als je het juiste moment kiest worden deelnemers die het afgelopen toernooi op het laatste moment met de hand zijn opgevoerd op die manier ongemoeid gelaten.
Naast het genoemde commando is er ook een commando om de letters snoei! weer overal uit de opmerkingen te verwijderen maar dat is niet nodig als je met het toernooibestand een nieuw toernooi gaat inrichten. Dan worden immers alle opmerkingen integraal opgeschoond.

Wanneer u achter een formuliernummer puntjes ziet staan betekent dit dat er van dezelfde persoon meerdere opgaveformulieren zijn binnengekomen. Als u deze opgaveformulieren wilt checken hoeft u alleen de gele opgavenummers af te lopen. De gele is de laatste van een reeks(dat kan de volgende dag weer anders zijn).

NB Als u inschrijvingen voor bepaalde nummers niet honoreert om wat voor reden dan ook kunt u ze het beste uitsluiten ipv helemaal verwijderen. Dat maakt het gemakkelijker later na te gaan wat er gebeurd is. Doublures zijn gevallen waarbij een zelfde koppel voor twee onderdelen heeft ingeschreven.

Een rood uitroepteken wil zeggen dat de opgave is afgekeurd. Waarom? Klik op (ver)Plaats en vervolgens op Details.
Een + voor de opgave betekent dat die opgave er bij de laatste synchronisatie is bijgekomen (een nieuwe opgave dus). Als het programma opnieuw gestart wordt zijn alle +-en verdwenen.

U kunt altijd namen van spelers of onderdelen zonder veel problemen veranderen. Publiceer daarna wel schema's e.d. opnieuw zodat de nieuwe namen ook op internet verschijnen. Er zijn een paar maren:
• Toernooinaam: probeer die vanaf het eerste begin goed te hebben. De TA gebruikt die naam om de
identiteit van het toernooi steeds te checken, als een soort toernooinummer dus. De maximum
lengte van de toernooinaam is 50 tekens.
• Onderdeelnamen kunnen het beste gelijk blijven zolang het inschrijfformulier op internet actief is.

Met de knop "Combineer..." in Onderdeel > Indelen (Alt-D) kun je losse stukken weer aan elkaar lijmen en bijvoorbeeld opnieuw splitsen. Daar horen ook stukken bij die plotseling niet meer aan ServIt gekoppeld zijn.
Er zijn verschillende mogelijkheden om dat te herstellen.
- Laad een herstelpunt (back-up): dat werkt heel goed als je vaak genoeg een herstelpunt maakt.
- De Combineer-knop in Onderdeel > Indelen (Alt-D) kan ook onderdelen die niet gekoppeld zijn aan ServIt weer mee "opzuigen". Selecteer om te beginnen het onderdeel waarin alles verzameld moet worden en klik op "Combineer...". Het kan zijn dat je de naamgeving van het verzamelonderdeel weer even moet herstellen.
- Wis de indeling van de delen die ontstaan zijn en verhuis de opgaven met "(ver)Plaats" naar het verzamelonderdeel. Wis vervolg de delen zelf. Soms moet je daarvoor even bij het indelen "niet-KNLTB" kiezen. Daar vind je de niet meer gekoppelde delen. Ook hun inhoud kun je verhuizen naar het verzamelonderdeel. Werk van onder naar boven, dus begin met de uiteinden van het stelsel.

De laatste manier is de krachtigste maar ook de bewerkelijkste.

Er is iets misgegaan tijdens de loting of indeling op rating en u wilt de schema's weer van Toernooiklapper.nl afhalen? Dat kan zoals bij veel dingen bij de ToernooiAssistent op meerdere manieren.

1. Internet, beheer van Toernooiklapper, volgende en dan de schema's verwijderen.
2. Bij het uploaden van de schema's geen enkel onderdeel selecteren en vervolgens opnieuw uploaden. Het is een aanrader om een opmerking erbij te plaatsen dat de schema's tijdelijk teruggetrokken zijn. Dit voorkomt vragen en onduidelijkheid bij deelnemers en geinteresseerde.

Met Personen, speciale selectie maakt u een lijst van spelers die ergens voor opgegeven hebben, maar niet daarvoor ingedeeld zijn. Vervolgens kunt u een bulk-mail sturen met eigen tekst en met gebruikmaking van de invulvariabele %uitgelootvoor%.
NB Hou ook het aantal uitgelote spelers in de gaten. Als dat er evenveel zijn als deelnemers, is er iets mis maar het programma heeft dat niet in de gaten. De onderdelen moeten dus bijvoorbeeld, net als bij incasso, al ingedeeld zijn.

De TA geeft een speciaal overzicht dat gehanteerd kan worden om het uitloten van spelers te managen.
Het is te bereiken via het Schema's-icoon(links boven in de TA) en dan Rapporten.

Het ratingrapport geeft een overzicht per onderdeel:

• wie er voor ingeschreven heeft/hebben
• wat hun sterkte is en wat het inschrijfcontroleresultaat is van ServIt
• of die persoon of het koppel uitgeloot staan of niet
• aan hoeveel en wat voor onderdelen ze nog meer meedoen en of ze daar al voor uitgeloot zijn of niet

Het rapport geeft bovendien bij actuele rating de verdeling over de subonderdelen aan zodat ook de omvang van de subonderdelen gemanaged kan worden.
Aan de hand hiervan kan met Deel In (Alt-D) en vervolgens (ver)Plaats de uitloting gemaakt of ongedaan gemaakt worden.

Een enkele keer komt het voor dat een poule niet helemaal lekker lijkt. Als je dan bijvoorbeeld een print maakt zie je dat de randen van de poule rafelig zijn. Installeer de nieuwste versie ToernooiAssistent en het probleem wordt automatisch verholpen zodra je de betreffende poule bekijkt.

- Veranderen van partner
Open het spelerformulier (F2 of F3) van de partner die blijft en klik op "Deelname". Selecteer het onderdeel waarin de partner gewijzigd moet worden (rechter kolom). De knop "Andere partner" komt dan beschikbaar. De rest wijst zich vanzelf.
Merk op dat als je dat nog een keer herhaalt je een heel koppel min of meer geruisloos kunt vervangen door een ander!
- Veranderen van deelnemers in een poule
Selecteer bij "Deel in" de betreffende poule en klik op "Wijzig opstelling". Er opent dan een venster met twee kolommen. De linker kolom bevat de deelnemers aan de poule en de rechter kolom de kandidaat deelnemers. Met de knoppen "<<<" en ">>>" kun je spelers binnen en uit de poule halen. Zodra op OK geklikt wordt, wordt de nieuwe poule gevormd. De bestaande planning binnen de poule blijft zoveel mogelijk gehandhaafd.
- Veranderen van deelnemers in een afvalschema
Selecteer bij "Deel in" het betreffende afvalschema en klik op "Wijzig opstelling". Het scherm met het betreffende afvalschema opent dan in wijzig opstelling mode. Bij klikken met de rechter muisknop op een plaats vooraan in het schema opent zich een menuutje dat allerlei mogelijkheden biedt om wijzigingen in het schema aan te brengen.

NB Als wedstrijden eenmaal gespeeld zijn geeft het aanbrengen van wijzigingen op deze manier een onvoorspelbaar resultaat. Maak bij dit soort exercities altijd eerst een herstelpunt (back-up)